Tous les bénéficiaires d’une subvention européenne doivent être en capacité d’isoler au sein de leurs comptabilités générales, les charges et les produits liés à l’opération.

Ils s’engagent à tenir une comptabilité séparée de l’opération ou à utiliser une codification comptable adéquate.

Lors d’une demande d’acompte ou de paiement, vous devrez communiquer l’ensemble des pièces comptables permettant de justifier les dépenses (copies de factures, de bulletins de salaires …).

Vous devrez également transmettre l’ensemble des pièces permettant de justifier l’acquittement des dépenses :

• soit les factures acquittées (mention « acquittée » portée sur chaque facture par le fournisseur, date, signature, cachet de l’entreprise ayant effectué les prestations et date d’encaissement du paiement par l’émetteur de la facture, selon les règles comptables et fiscales nationales en vigueur) ;
• soit un état récapitulatif des dépenses certifié exact et payé par le comptable public pour les bénéficiaires publics ou le commissaire aux comptes ou un autre tiers qualifié pour les bénéficiaires privés ;
• soit des relevés de compte bancaire faisant apparaître les dépenses correspondant à l’opération.

Ces pièces doivent être conservées jusqu’à la date limite à laquelle sont susceptibles d’intervenir les contrôles :

• soit jusqu’au 31 décembre 2028 pour les projets soutenus dans le cadre des programmes opérationnels FEDER-FSE Bourgogne et Franche-Comté 2014-2020,
• soit jusqu’au 31 décembre 2034 pour les projets soutenus dans le cadre du programme FEDER-FSE+ Bourgogne-Franche-Comté et Massif du Jura 2021-2027.