Si vous êtes soumis au code de la Commande publique, le respect des règles dans la passation des marchés et concessions est une des conditions de l’éligibilité de votre opération aux fonds européens.

Si des irrégularités sont relevées lors d’un contrôle, l’assiette éligible de votre projet sera réduite et un reversement de l’aide indûment perçue pourra vous être demandé.

Si vous êtes soumis aux règles de la commande publique, en complément de votre demande de paiement, il vous sera demandé de fournir les pièces justificatives correspondantes, notamment en cas d’avenant au marché initial.

Vous devez faire parvenir les pièces constitutives de votre (vos) marché(s) :

• Délibération autorisant l’autorité à recourir à une procédure de marchés publics, à passer le marché ou délégation de signature d’ordre général ;
• Avis d’appel public à la concurrence (JOUE, BOAMP, JAL, publication sur le profil d’acheteur…) et preuve de sa publication ;
• Règlement de la Consultation, Cahier des Clauses Particulières, Cahier des Clauses Administratives Particulières, Cahier des Clauses Techniques Particulières ;
• Rapport de présentation de la procédure de passation de marchés ;
• PV de la commission d’appels d’offre retraçant l’ouverture des plis et le jugement des offres ;
• Rapport d’analyse des offres ;
• Acte(s) d’Engagement(s) signé(s) ou documents équivalents ;
• Lettre de notification au prestataire retenu ;
• Avis d’attribution publié ;
• Lettres de rejet des candidatures et offres non retenues ;
• Le cas échéant les avenant(s). En cas d’avenant(s) après la décision, le service instructeur vérifiera au moment du solde de votre opération l’absence de bouleversement de l’économie du marché ou de modification de son objet.

Pour vous aider à déterminer si vous êtes soumis aux règles de commande publique, consultez le mémo ci-contre.

L’Autorité de gestion a pour obligation de s’assurer que les bénéficiaires ont mis en place une comptabilité séparée dans le cadre de l’opération cofinancée. La comptabilité séparée permet d’identifier clairement les dépenses et les recettes directement liées au projet afin d’assurer la traçabilité des mouvements financiers dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

Au delà de la réponse à une obligation réglementaire de la part de l’Autorité de gestion, la mise en place d’un système efficace de traçabilité des dépenses permet à chaque bénéficiaire d’assurer un suivi de qualité.

Le système mis en place doit permettre :

• de suivre toutes les transactions liées au projet ;
• de produire à tout instant un état récapitulatif des dépenses engagées et des ressources perçues dans le cadre du projet ;
• de retrouver facilement les pièces justificatives en cas de contrôle ou de demande du secrétariat conjoint.

Il pourra s’agir de la tenue d’une comptabilité analytique, d’une codification comptable adéquate ou d’un système permettant d’identifier facilement les transactions liées au projet.